Portfolio-Cockpit
Das Portfolio ist Ihr Arbeitsvorrat über alle Projekte hinweg, auf die Sie Zugriff haben. Es zeigt nicht nur das gerade gewählte Projekt, sondern alles, was in Ihrem Portfolio auf Sie wartet: Termine, Inserate, neue Bewerbungen, offene Freigaben und fehlende Unterschriften.
Die öffentliche Seite, die Interessierten alle Ihre Objekte auf einer Karte zeigt, ist etwas anderes: die Portfolio-Übersicht.
Der Vermietungsablauf in HELLO OS sieht so aus. Jeder Schritt hat eine eigene Seite:
- Lead – eine Person meldet Interesse an.
- Besichtigung – der Lead bucht einen Termin.
- Bewerbung – der Lead reicht ein Dossier ein.
- Referenzen & Bonität – das Dossier wird geprüft und bewertet.
- Freigabe & Vertrag – ein Dossier wird ausgewählt, freigegeben und unterschrieben.
- Mieter – nach der Unterschrift wird die Bewerbung zum Mietverhältnis.
Voraussetzungen
- Sie sehen nur Projekte und Datensätze der Mandanten, auf die Sie Zugriff haben.
- Die Rollen Analyst und Entwickler sehen in HELLO OS keine Personendaten: Die Seiten Leads, Bewerbungen und Mieter sowie im Cockpit die Reiter Besichtigungen, Neue Bewerbungen, Freigaben und Unterschriften sind für sie ausgeblendet.
Reiter
Jeder Reiter hat eine eigene Adresse, Sie können also direkt auf einen Reiter verlinken. Die Zahl am Reiter entspricht der Anzahl Zeilen darunter. Am geöffneten Reiter zählt sie nur die Zeilen, die Suche und Filter übrig lassen.
| Reiter | Was er zeigt |
|---|---|
| Portfolio | Ihre Projekte mit Kennzahlen, z. B. Leerstände, Konversionsrate, Tage bis zur Unterschrift, Kosten pro Lead und Teammitglieder. Welche Spalten erscheinen, hängt vom Typ Ihres Mandanten ab, siehe Spalten im Reiter Portfolio. Ein Klick auf die Zeile wählt das Projekt, siehe Projekt wählen. |
| Besichtigungen | Alle gebuchten Besichtigungen, die noch bevorstehen. |
| Inserate | Was aktuell auf Immobilienportalen publiziert ist: pro Inserat die Karte der Einheit, Projekt und Portal, was es gebracht und gekostet hat. Siehe Inserate. |
| Neue Bewerbungen | Bewerbungen im Status Neu, die noch niemand angeschaut hat. |
| Freigaben | Dossiers, die auf eine Freigabe warten, mit Wartet auf und Angefragt am. |
| Unterschriften | Verträge, die alle Bewerbenden unterschrieben haben, aber Ihre Seite noch nicht. |
Neben der Tabelle zeigt eine Karte die Liegenschaften, zu denen die sichtbaren Zeilen gehören. Suche und Filter verkleinern Tabelle und Karte gemeinsam.
Spalten im Reiter Portfolio
Vermarkter, Bewirtschafter und Eigentümer stellen dem Portfolio unterschiedliche Fragen. Deshalb zeigt der Reiter Portfolio je nach Typ Ihres Mandanten andere Spalten:
- Vermarkter: u. a. Eigentümer, also die Mandanten, denen Einheiten des Projekts gehören, dazu Leerstand, Verkaufs- und Mietvolumen, Portalkosten und Kennzahlen pro Lead.
- Bewirtschafter: wie Vermarkter, aber ohne Eigentümer und Verkaufsvolumen.
- Eigentümer und Projektentwickler: u. a. Vermarkter, also die Mandanten, die das Projekt vermarkten, dazu Mietertrag pro Jahr, Kosten des Leerstands und Portalkosten.
Eigentümer und Vermarkter zählen über dieselben Einheiten wie die Zeile: Ein Vermarkter sieht die Eigentümer der Einheiten, die er betreut. Dürfen Sie in einen genannten Mandanten wechseln, ist sein Name ein Link, der in diesen Mandanten wechselt.
Beyonity-Mitarbeitende (Super-Admin und Projektleitung) sehen nach dem Namen zusätzlich Veröffentlichungsstatus, Eigentümer und Vermarkter. Veröffentlichungsstatus zeigt den Stand des Navigators wie in der Projekt-Konfiguration, z. B. Live mit der veröffentlichten Version, Vorschau oder Nicht veröffentlicht.
Projekt wählen
Das Cockpit ist zugleich der Projektwechsel: Ein Klick auf das aktuelle Projekt oben im Seitenmenü öffnet es, im Bereich, in dem Sie gerade arbeiten.
- Im Management-Bereich wählt ein Klick auf eine Zeile im Reiter Portfolio das Projekt; Sie bleiben im Cockpit.
- Im Configuration-Bereich führt ein Klick auf eine Zeile zurück auf die Konfigurationsseite, von der Sie kamen, jetzt für das gewählte Projekt. Ohne vorherige Seite öffnet HELLO OS das Projekt-Setup.
Die Einheiten eines Projekts öffnen Sie über das Zeilenmenü (Objekte öffnen) oder mit einem Klick auf seinen Punkt auf der Karte: im Management-Bereich die Einheitenliste, im Configuration-Bereich die Konfiguration der Einheiten.
Inserate
Der Reiter Inserate zeigt jedes Inserat, das gerade auf einem Portal online ist, als eine Zeile:
- Objekt: die Karte der Einheit wie auf der Seite Bewerbungen, mit Bild, Zimmern, Fläche, Geschoss und dem Hauptpreis. Ein Klick öffnet die Einheit.
- Adresse der Liegenschaft und Liegenschaft: Adresse und Name des Projekts. Die Adresse kommt aus dem Projekt-Setup, nur ohne sie aus dem Inserat.
- Portal, Inseratstyp (mit den Produktnamen aus dem Inserate-Dialog, z. B. Top-Listing), Neubau, Online seit, Online bis, Tage publiziert und Portalstatus.
- Anfragen, Besichtigungen und Bewerbungen: nur, was über dieses Portal für diese Einheit kam, seit das Inserat zuletzt online ging.
- Kosten, Kosten pro Anfrage und Kosten pro Bewerbung: berechnet aus Ihren Preisen unter Portal-Verträge & Kosten. Ohne Preis oder ohne Anfragen bleibt das Feld leer.
Ein Klick auf die übrige Zeile öffnet den Dialog des Inserats. Der Filter Liegenschaft listet die Projekte.
Kosten und Kosten pro Anfrage zeigt der Reiter allen, die das Inserat sehen. Den Portalkosten-Bericht sehen dagegen nur Mandantenadmins. Ist das so gewollt?
Nach Zuständigkeit filtern
Öffnen Sie den Filter und wählen Sie unter Zuständigkeit aus, wessen Arbeit das Cockpit zeigt. Mandantenadmins starten mit der ganzen Organisation, Teammitglieder mit ihrer eigenen Arbeit.
Wechseln Sie die Zuständigkeit, setzt HELLO OS die übrigen Filter zurück, die sich auf die Zeilen beziehen (Objektart, Liegenschaft, Portal, Eigentümer, Inseratstyp), damit keiner unsichtbar aktiv bleibt. Filter zurücksetzen setzt alle Filter und auch die Suche zurück.
Mehrere Zeilen auf einmal bearbeiten
Markieren Sie Zeilen mit den Kontrollkästchen. Welche Aktionen erscheinen, hängt vom Reiter ab:
- Besichtigungen: Absagen sagt die gewählten Termine ab. Abgesagt wird immer der ganze Termin, also auch für weitere angemeldete Personen im selben Termin. Alle erhalten eine E-Mail.
- Inserate: Zurückziehen nimmt die gewählten Inserate vom Portal.
- Neue Bewerbungen: Nachricht an alle Gewählten über den Messenger.
- Freigaben: Freigeben oder Ablehnen. Angeboten werden nur Zeilen, die Sie selbst entscheiden dürfen. Einen Kommentar erfassen Sie nur im Dossier. Vor dem Ablehnen fragt HELLO OS nach.
- Unterschriften: Nachricht über den Messenger oder Skribble öffnen. Das öffnet für jeden gewählten Vertrag die Unterschriftsseite in einem eigenen Tab.
Werden nicht alle Datensätze geändert, meldet HELLO OS, wie viele abgelehnt wurden, z. B. weil ein Inserat einem anderen Mandanten gehört.
Zeile öffnen
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Datensatz. Mit dem Zurück-Button kommen Sie auf denselben Reiter zurück.
- Eine Besichtigung öffnet den Lead, direkt beim Abschnitt Besichtigungen.
- Eine Freigabe öffnet das Dossier, direkt beim Abschnitt Freigabe.
Gut zu wissen
- Das Cockpit liest immer das ganze Portfolio, auch wenn in der Adresse ein Projekt steht.
- Die Kennzahlen im Reiter Portfolio stammen aus Ihren Daten. Konversionsrate und Zeit bis zum ersten Lead haben noch keine Datenquelle und zeigen einen Strich, ebenso Tage bis zur Unterschrift, solange nichts unterschrieben ist. Inseratstage pro Objekt zählt Portaltage: Eine Einheit auf zwei Portalen zählt doppelt.
- Der Button Exportieren hat keine Funktion (siehe Bekannte Einschränkungen).