Postfächer
Unter Postfächer legen Sie fest, von welchen Adressen HELLO OS die E-Mails Ihrer Projekte sendet: von einer eigenen HELLO-Subdomain Ihrer Mandantengruppe oder, falls freigeschaltet, aus den geteilten Postfächern Ihres Microsoft 365. Sie finden die Seite unter Mandant › Integrationen › Postfächer.
Voraussetzungen
- Die Seite und die Mail-Subdomain stehen jedem Mandanten offen. Nur die Abschnitte für Microsoft 365 (Projekt-Kommunikation, Microsoft 365 und Geteilte Postfächer) erscheinen erst, wenn Beyonity die geteilten Postfächer für Ihren Mandanten freigeschaltet hat; wenden Sie sich dafür an den Support.
- Ansehen: Rolle Mandantenadmin oder Entwickler. Ändern: nur Mandantenadmin. Die Standard-Adressen verwaltet zusätzlich Ihr Beyonity-Projektteam.
- Die Mail-Subdomain legt nur der oberste Mandant einer Mandantengruppe fest.
- Für Microsoft 365: eine Person mit der Rolle globale Administratorin bzw. globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen in Ihrem Microsoft 365.
Mail-Subdomain festlegen
Auf der Subdomain legen Sie die Adressen der Projekte an, z. B. vermietung@<Subdomain>.… (siehe Standard-Adressen). Die Subdomain gilt für die ganze Mandantengruppe: den obersten Mandanten und alle Mandanten darunter.
- Öffnen Sie als Mandantenadmin des obersten Mandanten den Abschnitt Mail-Subdomain.
- Prüfen Sie den Vorschlag im Feld Subdomain oder geben Sie eine eigene Subdomain ein: 3–32 Kleinbuchstaben, Ziffern oder einzelne Bindestriche, am Anfang und Ende ein Buchstabe oder eine Ziffer.
- Ist die Subdomain vergeben oder reserviert, bietet HELLO OS unter Freie Alternative: eine freie Alternative an. Ein Klick übernimmt sie.
- Bestätigen Sie Mir ist bewusst, dass die Subdomain danach nicht mehr geändert werden kann.
- Klicken Sie auf Subdomain festlegen.
Danach richtet HELLO OS die Subdomain ein. Das dauert in der Regel einige Minuten bis wenige Stunden. Der Abschnitt zeigt den Stand von Absenderdomain, Signatur (DKIM) und Empfang (MX). Sobald alles Verifiziert ist, steht dort Aktiv: Mails können gesendet und empfangen werden.
Die Subdomain lässt sich danach nicht mehr ändern. Alle Adressen der Projekte liegen darauf; eine neue Subdomain würde Antworten an die bisherigen Adressen nicht mehr in HELLO OS ankommen lassen.
Danach legen Sie die Standard-Adressen an.
Standard-Adressen anlegen
Im Abschnitt Standard-Adressen legen Sie die Adressen fest, von denen die Projekte Ihres Mandanten senden, z. B. vermietung@ oder verkauf@ auf Ihrer Mail-Subdomain. Jedes Projekt wählt im Projekt-Setup › E-Mail eine davon. Mehrere Projekte können dieselbe Adresse verwenden. Der Abschnitt erscheint, sobald Ihre Mandantengruppe eine Mail-Subdomain hat.
- Geben Sie unter Neue Adresse den Teil vor dem @ ein: 2–64 Kleinbuchstaben oder Ziffern, Punkte, Bindestriche und Unterstriche nur dazwischen.
- HELLO OS prüft schon beim Tippen, ob die Adresse frei ist, und zeigt Verfügbar. Gibt es die Adresse in Ihrer Mandantengruppe bereits oder ist sie reserviert, schlägt es eine freie Alternative vor (z. B.
info-2), die Sie mit einem Klick übernehmen. - Tragen Sie optional einen Absendername (optional) ein, z. B. den Namen Ihres Vermietungsteams.
- Klicken Sie auf Adresse hinzufügen.
In der Liste steht bei jeder Adresse, welche Projekte sie verwenden (Verwendet von: …) oder Noch von keinem Projekt verwendet. Den Teil vor dem @ können Sie danach nicht mehr ändern, den Absendernamen schon: Klicken Sie auf Absendername.
Entfernen ist nur bei Adressen möglich, die kein Projekt verwendet. Sonst wählen Sie zuerst in diesen Projekten eine andere Adresse. Eine entfernte Adresse können Sie später wieder anlegen.
Die Adressen anlegen und ändern dürfen die Rolle Mandantenadmin und Ihr Beyonity-Projektteam. Alle anderen sehen die Liste nur.
Die Standard-Adressen und die Mail-Subdomain lassen sich schon einrichten. HELLO OS sendet und empfängt über sie aber noch keine E-Mails; das folgt mit einer späteren Version. Bis dahin gehen Mails wie bisher über die allgemeine Absenderadresse von HELLO OS hinaus.
Microsoft 365 verbinden
Mit einer Verbindung zu Ihrem Microsoft 365 sendet und empfängt HELLO OS über geteilte Postfächer wie info@ oder vermietung@ Ihres Unternehmens.
- Klicken Sie im Abschnitt Microsoft 365 auf Microsoft 365 verbinden.
- Eine Administratorin oder ein Administrator Ihres Microsoft 365 meldet sich bei Microsoft an und genehmigt den Zugriff für HELLO einmalig.
- Zurück in HELLO OS zeigt der Abschnitt den Status Verbunden und das verbundene Verzeichnis.
Mit Zugriff prüfen lassen Sie die Verbindung jederzeit prüfen; schlägt etwas fehl, nennt HELLO OS den Grund. Trennen entfernt alle geteilten Postfächer aus ihren Projekten. Projekt-Mails gehen dann erst wieder über Microsoft 365 hinaus, wenn Sie neu verbinden.
Geteilte Postfächer hinzufügen
- Geben Sie im Abschnitt Geteilte Postfächer die Adresse des geteilten Postfachs ein.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. HELLO OS prüft sofort, ob es das Postfach erreicht.
- Steht beim Postfach Erreichbar, können Sie es Projekten zuweisen (Projekt-Setup › E-Mail).
Steht dort Postfach hinzugefügt, aber nicht erreichbar, lässt Ihr Microsoft 365 HELLO noch nicht auf dieses Postfach zu. Meist muss Ihre IT es dem Exchange-Bereich der HELLO-App hinzufügen (RBAC for Applications). Danach klicken Sie auf Prüfen.
Unter jedem Postfach bearbeiten Sie die Team-Signatur (Signatur): Jede Mail aus diesem Postfach endet damit. Sie bearbeiten sie im selben Editor wie die Firmensignatur Ihres Mandanten, mit Formatierung und höchstens 5000 Zeichen.
Entfernen nimmt das Postfach aus allen Projekten, denen es zugewiesen ist.
Projekt-Kommunikation wählen
Im Abschnitt Projekt-Kommunikation wählen Sie, worüber Mails mit Interessenten, Bewerbenden und Mietenden laufen:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| HELLO-Subdomain | Mails gehen über HELLO OS hinaus. Antworten landen direkt im Messenger. |
| Microsoft 365 | Ihr Team schreibt aus den geteilten Postfächern der Projekte oder aus dem eigenen Microsoft-365-Postfach. Antworten holt HELLO OS aus diesen Postfächern in die Konversation. |
Microsoft 365 lässt sich erst wählen, wenn Microsoft 365 verbunden und mindestens ein geteiltes Postfach erreichbar ist. Die Änderung gilt sofort.
Gut zu wissen
- Systemmails wie Erinnerungen, Signaturanfragen und Massenmails kommen immer von HELLO, auch bei Microsoft 365.
- Anfragen über Immobilienportale kommen weiterhin über HELLO an.
- Bricht die Verbindung zu Microsoft 365 ab, während Microsoft 365 gewählt ist, warnt der Abschnitt: Microsoft 365 ist gewählt, aber die Verbindung ist nicht aktiv. Projekt-Mails können erst wieder gesendet werden, wenn sie steht – oder wechseln Sie zur HELLO-Subdomain. HELLO OS wechselt nicht von selbst zurück.
- Wer aus einem geteilten Postfach senden darf, entscheidet Ihr Microsoft 365 (Exchange): Nur wer das Postfach dort öffnen darf, kann in HELLO OS daraus schreiben. Dafür braucht jede Person ihr eigenes verbundenes Postfach, siehe Anmelden & Konto.
- Sind für Ihren Mandanten die geteilten Postfächer nicht (mehr) freigeschaltet, sendet und empfängt HELLO OS wie bisher über HELLO, unabhängig von der Wahl hier.